Vos collaborateurs photographient leurs tickets — le reste se fait tout seul.
App mobile + OCR + IA + validation manager + intégration comptable. Vos employés ne saisissent plus, votre DAF ne ressaisit plus, et vous ne perdez plus aucun justificatif.
2 à 4 heures par mois. Par collaborateur. En pure perte.
5 min
Temps moyen de traitement d'une note de frais après automatisation (photo, OCR, catégorisation, validation). Avant : 10 à 20 minutes en moyenne, avec ressaisie dans Excel et circulation papier pour validation.
−80%
Baisse des erreurs constatée sur nos déploiements 2024. L'OCR + IA reconnaît le fournisseur, la date, le montant HT/TVA, et applique la politique de plafonds. L'employé valide, le manager approuve en un clic.
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Plus aucun justificatif perdu : tout est capté et stocké en numérique dès l'achat. La photo horodatée fait foi en cas de contrôle URSSAF ou fiscal, avec conservation conforme à la réglementation (6 ans en France).
Sources : étude Spendesk 'Baromètre des notes de frais en France' 2024, rapport McKinsey 'The future of work' 2023, données internes Coroflux (6 PME accompagnées en 2024).
Vos meilleurs commerciaux passent leurs vendredis soir à compiler des tickets.
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Combien de temps un employé passe-t-il sur ses notes de frais ?
En moyenne 2 à 4 heures par mois pour un collaborateur qui voyage ou achète régulièrement (clients, fournisseurs, événementiel). Le scénario classique : empiler les tickets papier toute la semaine, les ressortir le vendredi soir, les retaper dans un tableur, demander le remboursement à la compta, attendre 2 à 4 semaines. Sur 10 commerciaux, c'est 30 à 40 heures/mois gaspillées — l'équivalent d'un mi-temps.
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Comment automatiser les notes de frais sans changer l'expérience employé ?
Le bon point de départ est une app mobile simple : l'employé photographie le ticket immédiatement après l'achat (3 secondes), l'OCR + IA extrait les champs, l'employé valide ou complète. Pas de formation, pas de friction. Le manager reçoit les validations par email ou Slack, approuve en un clic depuis son mobile. La compta récupère tout dans Pennylane, Sage ou Odoo — sans ressaisie.
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Comment gérer les plafonds et la politique de frais ?
Les règles sont configurées au démarrage : plafond repas (ex : 25€ HT), plafond hôtel (ex : 180€), catégories autorisées (transport, hébergement, restauration, client), exclusions (alcool, cadeaux au-delà de X). L'app alerte l'employé en temps réel s'il dépasse. Le manager peut ajuster au cas par cas (repas d'affaires avec client premium). Tout est tracé et auditable.
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Et pour les notes de frais internationales (devises étrangères) ?
L'OCR + IA reconnaît les tickets en plusieurs langues (anglais, allemand, espagnol, italien par défaut). Le taux de change est récupéré automatiquement à la date d'achat (API BCE ou fixer.io). La TVA étrangère est identifiée et tracée pour la déclaration. Pour les collaborateurs nomades, c'est un gain net.
Opérationnel en 14 jours. Compatible avec votre comptabilité.
- 0148h
Audit de votre politique de frais.
On relève vos 30 dernières notes, votre politique de plafonds, vos processus de validation actuels, vos outils (compta, RH, Slack). On identifie les cas standards vs les exceptions.
- 027 à 14j
Mise en place du pipeline.
On câble l'app mobile (Spendesk, Expensya, ou solution sur-mesure) + l'OCR + l'intégration comptable. Les règles de plafonds et de validation sont paramétrées. Les catégories sont mappées à votre plan comptable.
- 037 à 14j
Tests & déploiement progressif.
Phase shadow sur 1 équipe pilote : les notes passent par l'app mais sont aussi traitées manuellement. On compare, on calibre. Puis déploiement progressif sur toute l'entreprise (3 à 4 semaines).
- 041h
Formation & monitoring.
Vos équipes apprennent à utiliser l'app en 10 minutes (vraiment). Le manager a un tableau de bord (notes en attente, validées, payées). On reste joignable pour les ajustements de règles.
Branché sur votre app mobile et votre outil comptable.
On s'adapte à l'app mobile que vous avez déjà (ou on en installe une — c'est 10 minutes par collaborateur). L'intégration avec votre comptabilité est native via API.
Tout ce qu'on nous demande avant de signer.
01Faut-il une application mobile dédiée ?
Dans 90% des cas, on utilise une app existante (Spendesk, Expensya, Abby, ou Notion + extension mobile). Pour les PME qui ont déjà un SIRH ou un ERP, on s'adapte via leur API mobile native. Le cas "app sur-mesure" est rare et réservé aux gros volumes (>200 collaborateurs).
02Comment éviter les abus et la fraude aux notes de frais ?
Trois garde-fous. Premièrement, la photo horodatée et géolocalisée : impossible de soumettre un faux ticket. Deuxièmement, la détection de doublons : l'IA repère les mêmes montants soumis deux fois, ou les tickets identiques. Troisièmement, les plafonds paramétrés : tout dépassement déclenche une validation manager manuelle. Pour les cas sensibles, on peut ajouter un workflow de validation à 2 niveaux (manager + DAF).
03Que se passe-t-il pour les collaborateurs sans smartphone ?
Une webapp accessible depuis n'importe quel navigateur (desktop ou mobile). Le collaborateur upload la photo scannée ou photographiée, le pipeline OCR fait le reste. Le workflow de validation est identique. C'est un cas rare (1 à 2% des collaborateurs en moyenne), mais on l'intègre systématiquement.
04Combien coûte l'automatisation des notes de frais ?
Le projet varie entre 3 000€ et 12 000€ selon le volume et la complexité (multi-devises, multi-entités, règles fines). Aux coûts d'abonnement de l'app mobile, comptez 5 à 15€/utilisateur/mois. ROI typique : rentabilisé en 4 à 8 mois par le temps récupéré et la suppression des erreurs de remboursement.
05Le système est-il conforme au contrôle URSSAF et fiscal ?
Oui. Chaque note conserve : photo originale horodatée, montant HT/TVA, fournisseur, date, mode de paiement, justificatif lié. Conservation pendant 6 ans (obligation légale française). En cas de contrôle, vous exportez le dossier complet en PDF avec horodatage et hash de contrôle. Le workflow de validation manager + DAF est tracé et opposable.
06Que se passe-t-il pour les notes déjà existantes au moment du déploiement ?
On propose généralement une bascule à date fixe (ex : 1er du mois). Les notes en cours au moment de la bascule sont traitées manuellement par votre compta (saisie classique), et toutes les nouvelles passent par l'app. Pour récupérer l'historique (utile pour les reporting), on importe l'archive de l'année en cours dans le nouveau système.
Prochaine étape
15 minutes pour savoir si l'automatisation notes de frais est rentable chez vous.
On regarde ensemble votre volume mensuel, on chiffre le temps récupéré, on vous dit si le projet tient la route. Sans engagement.