Vos nouveaux collaborateurs sont opérationnels en 2 heures, pas en 2 jours.
Un workflow déclenché à la signature du contrat qui crée les comptes, envoie les documents, planifie les rendez-vous, et suit la progression sur 30/60/90 jours. Vos RH supervisent au lieu de saisir.
20 jours-homme par an. C'est ce qu'une PME perd en onboarding manuel.
2h
Temps total passé par les RH / managers pour onboarder un nouveau collaborateur (vs 2 jours en moyenne en PME). Le workflow automatisé fait le reste : création de comptes, envoi de documents, planification.
+40%
Gain de productivité mesuré sur les 30 premiers jours (étude SHRM 2023, confirmée sur nos déploiements 2024). Un collaborateur bien onboardé est autonome plus vite, sollicite moins ses collègues, et monte en compétences 2x plus vite.
0
Aucune étape oubliée : checklist configurée par poste (développeur, commercial, marketing, etc.), validée à chaque jalon. Plus de 'ah j'ai oublié de lui créer le compte Drive' à J+15.
Sources : SHRM 'Onboarding new employees' 2023, Gallup 'State of the American Manager' 2023, données internes Coroflux (5 PME accompagnées en 2024).
L'onboarding est l'angle mort de la croissance en PME.
- 01
Combien de temps un onboarding manuel prend-il vraiment en PME ?
En moyenne 2 jours pleins répartis sur 2 semaines, selon l'étude SHRM 2023. Le scénario classique : créer les comptes (email, CRM, ERP, Drive, Slack) un par un, préparer le poste, envoyer les documents RH (contrat, mutuelle, tickets resto, charte IT), planifier les rendez-vous d'équipe, expliquer les outils. C'est souvent le manager qui s'en charge, en plus de son travail. Sur 10 embauches par an, c'est 20 jours-homme de perdu.
- 02
Comment automatiser l'onboarding sans perdre l'aspect humain ?
L'automatisation ne remplace pas l'humain, elle supprime les tâches mécaniques. Le système crée les comptes, envoie les documents, planifie les rendez-vous. Le manager garde le contrôle du relationnel : café d'accueil, présentation de l'équipe, point d'étape hebdomadaire. C'est précisément ce qui rend l'onboarding humain : moins de temps sur l'admin, plus de temps sur l'accueil.
- 03
Comment gérer les différents postes (dev, commercial, marketing) ?
On configure un template par poste : un commercial a besoin de HubSpot, un dev a besoin de GitHub + Linear + accès aux environnements, un marketer a besoin de ses outils de création. Le manager coche le poste à l'embauche, le template se déploie. Les exceptions (junior vs senior, temps plein vs freelance) se gèrent via des sous-templates.
- 04
Et l'offboarding, c'est aussi automatisé ?
Oui, le même workflow en miroir : à la date de départ, le système désactive les comptes, archive les données (Drive, Slack, Notion), génère le document de sortie (solde de tout compte, attestation), programme l'entretien de sortie. C'est le même niveau de traçabilité, et ça évite les 'anciens comptes actifs' qui trainent 6 mois après le départ.
Opérationnel en 14 jours. Templates par poste.
- 0148h
Audit de votre processus actuel.
On relève votre checklist d'onboarding existante (si elle existe), les outils à provisionner par poste, les documents RH à envoyer, les rendez-vous clés. On identifie les quick wins et les exceptions.
- 027 à 14j
Templates par poste + workflow.
On crée les templates (dev, commercial, marketing, etc.) avec leurs outils respectifs. On câble le workflow : trigger à la signature, exécution séquentielle, notifications Slack/email, suivi de progression.
- 037 à 14j
Tests sur 2 à 3 embauches réelles.
Phase pilote : on automatise pour 2-3 nouvelles embauches. On chronomètre le temps passé, on collecte les retours des managers et des nouveaux, on ajuste le workflow.
- 041h + doc
Déploiement & handover.
Documentation du système pour les RH : comment ajouter un template, comment gérer une exception, comment auditer les onboardings passés. Formation des RH et managers (1h).
Provisionnement automatique sur 30+ outils.
On se branche sur les outils que vous utilisez déjà (Workspace, Slack, Notion, GitHub, HubSpot, etc.) via leurs API de provisioning. Pour les outils sans API, le système envoie une notification au bon interlocuteur. Rien ne tombe dans l'oubli.
Tout ce qu'on nous demande avant de signer.
01Quels outils pouvez-vous provisionner automatiquement ?
Tout ce qui a une API ou un SSO : Google Workspace, Microsoft 365, Slack, Notion, GitHub, Linear, Jira, HubSpot, Pipedrive, Salesforce, Pennylane, Odoo, Stripe, AWS, GCP, etc. Pour les outils sans API, on génère un email automatique au bon destinataire ('merci de créer le compte pour X'). Pour les outils internes, on s'adapte via API ou webhook.
02Comment sécuriser l'accès aux données d'un nouveau collaborateur ?
Trois principes. Premièrement, le principe du moindre privilège : on n'accorde que les accès strictement nécessaires au poste. Deuxièmement, l'audit trail : chaque compte créé est tracé, daté, justifié par le template utilisé. Troisièmement, la révocation propre : à J+90 du départ (ou avant), tous les comptes sont désactivés, les données sont archivées dans un compte de service avant suppression.
03Comment fonctionne le suivi sur 30/60/90 jours ?
Le système envoie des check-ins automatisés au manager et au nouveau collaborateur : J+7 (premiers retours), J+30 (point d'étape), J+60 (bilan mi-parcours), J+90 (fin de période d'essai). Chaque check-in génère un mini-formulaire (comment ça se passe, blocages, questions), avec un rapport mensuel envoyé à la direction RH. C'est ce qui distingue un onboarding de 2 jours d'un onboarding de 3 mois.
04Et si l'onboarding prend du retard (poste pas prêt, document manquant) ?
Le système détecte les étapes non complétées dans les délais et alerte : notification au manager (Slack), email aux RH si non résolu sous 24h. Les blocages sont tracés et visibles dans un tableau de bord. C'est un des vrais gains de l'automatisation : plus rien ne tombe dans les mailles du filet, tout est explicitement validé ou en alerte.
05Combien coûte l'automatisation de l'onboarding ?
Le projet varie entre 4 000€ et 12 000€ selon le nombre de templates et la complexité des outils à intégrer. Aux coûts d'API éventuels (provisioning, notifications), comptez 20 à 80€/mois selon le volume. ROI typique : rentabilisé en 3 à 6 mois pour une PME qui fait 5+ embauches par an.
06Le système est-il conforme au RGPD ?
Oui. Les données personnelles (contrat, documents RH) sont chiffrées, hébergées en UE par défaut, et conservées selon la législation (5 ans pour les bulletins de paie, 2 ans pour les documents d'embauche non administratifs). Le registre des traitements est documenté. Le nouveau collaborateur donne son consentement explicite lors de la signature.
Prochaine étape
15 minutes pour savoir si l'automatisation onboarding est rentable chez vous.
On regarde votre dernière embauche, on chronomètre ce qui peut être automatisé, on chiffre l'économie. Sans engagement.